Charte d'éthique et de conformité Kimoun

Notice d’usage. La présente charte formalise le programme d’éthique et de conformité de Kimoun. Elle développe l’ article 8 des Conditions Générales Kimoun sans s’y substituer ni le contredire. Elle est destinée à être remise à un client, à un acheteur ou à un auditeur, notamment dans le cadre d’un dossier de référencement fournisseur.

Article 1 — Objet et champ d’application  

1.1 Émetteur  

La présente charte est émise par :

Kimoun, entreprise individuelle dont le siège est situé route de Boisvin, 97160 Le Moule, Guadeloupe, immatriculée 477 746 275 R.C.S. Pointe-à-Pitre sous le SIRET 477 746 275 00031, représentée par Olivier Watté en sa qualité de fondateur.

Contact : oliver@kimoun.com — kimoun.com

1.2 Objet  

La présente charte énonce les règles de conduite que Kimoun s’impose dans la conduite de ses affaires. Elle couvre les domaines suivants :

• lutte contre la corruption et le trafic d’influence ;
• cadeaux, invitations et hospitalité ;
• relations publiques, évènementiel et mécénat ;
• prévention de la fraude ;
• prévention et traitement des conflits d’intérêts ;
• respect des sanctions économiques internationales ;
• protection des données personnelles et confidentialité ;
• signalement des manquements.

1.3 Personnes concernées  

La charte s’applique :

1. au fondateur de Kimoun, en sa qualité de dirigeant et d’intervenant opérationnel ;
2. à toute personne agissant pour le compte de Kimoun, quel que soit son statut (stagiaire, prestataire indépendant, apporteur occasionnel) ;
3. par répercussion contractuelle, aux sous-traitants, fournisseurs et partenaires intervenant dans l’exécution d’une Prestation, dans les conditions de l’article 11 de la présente charte.

Kimoun n’emploie aucun salarié à la date d’entrée en vigueur de la présente charte.

1.4 Articulation contractuelle  

La présente charte est un document de référence qui précise et met en œuvre l’article 8 des Conditions Générales Kimoun (« Éthique des affaires et conformité »).

En cas de contradiction entre la présente charte et une pièce contractuelle (devis signé, Conditions Spécifiques, Conditions Générales, annexes), l’ordre de prévalence défini à l’article 3.3 des Conditions Générales s’applique, et les pièces contractuelles prévalent sur la présente charte.

La charte peut être annexée au devis sur demande du Client, auquel cas elle devient une pièce contractuelle au dernier rang de cet ordre de prévalence.

1.5 Nature de la clientèle  

Kimoun intervient exclusivement auprès de professionnels : personnes morales, entreprises individuelles, associations et collectivités. Kimoun ne contracte pas avec des consommateurs au sens du code de la consommation. En conséquence, les dispositions relatives à la médiation de la consommation (article L.616-1 du code de la consommation) ne trouvent pas à s’appliquer.

Article 2 — Gouvernance du programme  

2.1 Responsable du programme  

Le programme d’éthique et de conformité de Kimoun est porté, appliqué et contrôlé par Olivier Watté, fondateur, qui en répond personnellement.

2.2 Absence de fonction conformité dédiée  

Kimoun est une entreprise individuelle sans salarié. Elle ne dispose donc pas :

• d’un responsable conformité (compliance officer) distinct du dirigeant ;
• d’un comité d’éthique ou d’un comité des risques ;
• d’une fonction d’audit interne indépendante ;
• d’un dispositif d’alerte hiérarchiquement indépendant de la direction.

2.3 Caractéristiques structurelles  

L’organisation de Kimoun présente les caractéristiques suivantes :

• chaîne de décision courte : aucune décision commerciale, aucun devis et aucun paiement n’échappe au fondateur ;
• absence de délégation : aucune personne n’est habilitée à engager Kimoun, à négocier un prix ou à accorder un avantage à un tiers ;
• absence d’intermédiaire commercial : Kimoun ne rémunère aucun agent, apporteur d’affaires ou consultant au titre de l’obtention de contrats, sous réserve de l’article 3.4 ;
• absence de caisse d’espèces : les encaissements et les règlements sont effectués par virement, prélèvement ou carte, et tracés en comptabilité.

Ces caractéristiques ne constituent pas l’équivalent d’un dispositif de conformité de groupe.

2.4 Revue du programme  

La présente charte fait l’objet d’une relecture annuelle par le fondateur. La revue porte sur l’actualité réglementaire, les incidents et signalements survenus dans l’année, et l’adéquation des règles à l’activité réelle. Elle est documentée par la mise à jour du numéro de version et de la date d’entrée en vigueur figurant en pied du présent document.

Article 3 — Lutte contre la corruption et le trafic d’influence  

3.1 Interdiction générale  

Kimoun s’interdit d’offrir, de promettre, d’accorder, de solliciter ou d’accepter, directement ou indirectement, tout paiement, avantage, don ou faveur destiné à obtenir ou à conserver un avantage indu, ou à influencer indûment une décision.

Cette interdiction s’applique sans distinction selon la qualité de l’interlocuteur : client privé, agent public, élu, dirigeant d’organisme public ou parapublic, salarié d’un donneur d’ordre, membre d’une commission d’appel d’offres.

3.2 Paiements de facilitation  

Les paiements de facilitation, c’est-à-dire les sommes versées pour accélérer ou garantir une formalité à laquelle Kimoun a droit, sont interdits, quel que soit leur montant et quel que soit l’usage local allégué.

3.3 Trafic d’influence  

Kimoun s’interdit d’user de son influence, réelle ou supposée, auprès d’une autorité ou d’une administration en échange d’un avantage, et de solliciter un tiers à cette fin.

3.4 Intermédiaires commerciaux  

Kimoun ne recourt à aucun intermédiaire commercial rémunéré au succès en l’absence d’un contrat écrit définissant la mission, la base de rémunération et les obligations d’éthique applicables. Aucune commission occulte n’est versée ni perçue, y compris sur les prestataires que Kimoun recommande à ses clients.

3.5 Financement politique  

Kimoun ne verse aucune contribution, directe ou indirecte, à un parti politique, à un candidat ou à un élu, au nom ou pour le compte de l’entreprise.

3.6 Blanchiment et financement du terrorisme  

Kimoun refuse tout règlement dont l’origine ou le circuit est opaque, notamment les règlements en espèces au-delà des seuils légaux, les règlements par un tiers sans lien contractuel avec la Prestation, et les règlements provenant d’un compte situé dans une juridiction sans rapport avec l’activité du Client. En cas de doute, Kimoun demande une justification écrite et peut refuser la Prestation.

Article 4 — Cadeaux, invitations et hospitalité  

4.1 Principe  

Les cadeaux et invitations échangés dans le cadre d’une relation commerciale doivent demeurer d’une valeur symbolique, occasionnels, conformes aux usages professionnels et exempts de toute contrepartie attendue.

4.2 Seuils et refus  

Kimoun refuse :

• tout cadeau ou avantage dont la valeur excède cinquante (50) euros ;
• tout cadeau en numéraire ou équivalent (espèces, chèque, virement, carte prépayée, cryptoactif, bon d’achat convertible), quelle que soit sa valeur ;
• tout cadeau ou invitation proposé pendant une procédure de sélection, une négociation en cours, une consultation ou un appel d’offres auquel Kimoun participe ;
• tout cadeau ou invitation dont l’acceptation ne pourrait pas être rendue publique sans gêne pour l’une ou l’autre des parties.

Les mêmes règles s’appliquent dans le sens inverse : Kimoun n’offre rien qui excède ces limites.

4.3 Usages professionnels locaux  

Kimoun exerce en Guadeloupe, sur un marché insulaire où les interlocuteurs d’un même secteur se connaissent et se croisent. Un repas partagé après une réunion de cadrage, un café, un objet publicitaire de faible valeur relèvent de l’usage professionnel normal et ne constituent pas une tentative de corruption.

Les seuils de l’article 4.2 délimitent cet usage. Au-delà de ces seuils, le refus de Kimoun est opposable à son interlocuteur sans qu’un motif particulier ait à être invoqué.

4.4 Procédure en cas de refus  

Lorsqu’un cadeau excédant les seuils de l’article 4.2 est reçu, Kimoun le retourne à son expéditeur avec une mention écrite rappelant la présente règle. Lorsque le retour est matériellement impossible, le cadeau est remis à une association sans lien avec l’auteur, et le refus est notifié par écrit. Une copie de cette notification est archivée dans les conditions de l’article 13.3.

Article 5 — Relations publiques, évènementiel et mécénat  

5.1 Dépenses de représentation  

Kimoun n’engage aucune dépense de représentation, de réception, d’évènementiel ou de relations publiques dans le but d’influencer une décision d’achat, une attribution de marché ou une décision administrative.

5.2 Participation à des évènements professionnels  

La participation de Kimoun à des salons, conférences, ateliers ou rencontres professionnelles est financée par Kimoun. Kimoun n’accepte pas la prise en charge, par un client ou un prospect, de frais de déplacement, d’hébergement ou de participation, sauf lorsque cette prise en charge est prévue au contrat ou au devis au titre de l’exécution de la Prestation.

5.3 Engagement associatif et médiation  

Le fondateur de Kimoun exerce des activités associatives et de médiation scientifique et technique en Guadeloupe, notamment des animations en fablab solidaire, en centres sociaux et en musée, des cartoparties ouvertes et des actions de suivi des milieux humides.

Ces activités répondent aux règles suivantes :

• elles sont exercées à titre bénévole, sans rémunération de Kimoun ;
• elles ne donnent lieu à aucune contrepartie commerciale attendue, ni à aucune démarche de prospection auprès des participants ou des structures d’accueil ;
• elles ne sont pas présentées comme une prestation offerte à un client ou à un prospect.

Lorsqu’une structure associative accueillant ces activités est par ailleurs cliente ou prospect de Kimoun, la situation est traitée comme un conflit d’intérêts potentiel au sens de l’article 7.

5.4 Mécénat et parrainage  

Kimoun ne pratique pas de mécénat d’entreprise ni de parrainage commercial à la date d’entrée en vigueur de la présente charte. Si une telle action était engagée, elle ferait l’objet d’une convention écrite, et ne pourrait bénéficier à une structure liée à une décision d’achat en cours.

Article 6 — Prévention de la fraude  

6.1 Facturation  

Toute facture émise par Kimoun correspond à une Prestation réellement exécutée, dans le périmètre et au prix figurant au devis signé ou à son avenant. Kimoun s’interdit :

• la double facturation d’une même Prestation ;
• la facturation d’une Prestation non exécutée ou non commandée ;
• la majoration d’un prix hors avenant accepté par le Client ;
• l’émission d’une facture de complaisance, au bénéfice de qui que ce soit.

6.2 Traçabilité comptable  

Les opérations de Kimoun sont enregistrées en comptabilité et appuyées de pièces justificatives conservées pendant la durée légale de dix (10) ans. Les flux financiers passent par les comptes bancaires professionnels de l’entreprise.

6.3 Déclarations et réponses aux consultations  

Kimoun s’interdit toute déclaration inexacte, incomplète ou trompeuse dans :

• ses réponses aux appels d’offres, consultations et mises en concurrence ;
• ses réponses aux questionnaires de référencement, de conformité ou d’évaluation fournisseur ;
• ses attestations, références et déclarations de capacité.

Les références clients citées par Kimoun correspondent à des missions réellement exécutées. Les qualifications, diplômes et certifications mentionnés sont exacts et, lorsque c’est possible, adossés à une source vérifiable par un tiers.

6.4 Fraude subie  

Kimoun applique une vigilance sur les tentatives de fraude dirigées contre elle ou contre ses clients, notamment la fraude au changement de coordonnées bancaires, la fraude au président et l’usurpation d’identité par courriel. Toute demande de modification de coordonnées bancaires est vérifiée par un canal distinct de celui par lequel elle a été reçue.

6.5 Sécurité et intégrité des systèmes  

Kimoun s’interdit tout accès non autorisé aux systèmes d’un client ou d’un tiers, toute conservation d’accès au-delà du besoin de la Prestation, et toute utilisation d’un accès à une autre fin que celle pour laquelle il a été accordé.

Article 7 — Conflits d’intérêts  

7.1 Déclaration avant engagement  

Kimoun déclare au Client, avant la signature du devis, toute situation susceptible de constituer un conflit d’intérêts, notamment :

• l’existence d’une relation commerciale en cours avec un concurrent direct du Client ;
• un intérêt personnel, familial ou patrimonial du fondateur dans une entité partie à l’opération ;
• un mandat associatif ou une fonction bénévole susceptible d’interférer avec la Prestation ;
• une relation d’affaires avec un prestataire que Kimoun serait amenée à recommander au Client.

Le Client reste libre de poursuivre ou d’interrompre la relation à la suite de cette déclaration. La déclaration n’ouvre droit à aucune indemnité de part ni d’autre.

7.2 Contexte insulaire  

Kimoun exerce sur un marché où les acteurs d’un même secteur se connaissent et se croisent fréquemment. L’existence de relations croisées ne constitue pas en soi un conflit d’intérêts.

Kimoun déclare au Client, dans les conditions de l’article 7.1, les relations croisées dont elle a connaissance au moment de remettre sa proposition.

7.3 Indépendance du conseil  

Lorsqu’une solution libre, un outil déjà en place chez le Client ou l’absence d’intervention suffit à couvrir le besoin exprimé, Kimoun le dit, y compris lorsque cela réduit le montant du devis. Kimoun ne perçoit aucune rémunération d’un éditeur ou d’un fournisseur au titre d’une recommandation faite à un Client.

7.4 Confidentialité en situation concurrentielle  

Lorsque Kimoun intervient pour plusieurs acteurs d’un même secteur, les informations, documents et données de chacun demeurent strictement cloisonnés, dans les conditions de l’article 4 des Conditions Générales. Aucune information obtenue au titre d’une mission n’est utilisée au bénéfice d’une autre.

Article 8 — Sanctions économiques internationales  

8.1 Déclaration  

Kimoun déclare n’être visée par aucune mesure de gel des avoirs, d’interdiction ou de restriction édictée par l’Union européenne, la France, les Nations unies ou tout autre régime de sanctions applicable. Il en va de même de son fondateur.

Kimoun s’engage à informer son Client sans délai si une telle mesure venait à la concerner en cours d’exécution d’une Prestation.

8.2 Exposition  

L’exposition de Kimoun aux régimes de sanctions internationales est la suivante :

• les Prestations sont livrées en Guadeloupe et à distance, pour une clientèle établie principalement en France ;
• Kimoun n’exporte aucun bien à double usage au sens du règlement (UE) 2021/821 ;
• Kimoun n’exerce aucune activité, ne détient aucun actif et n’effectue aucun règlement dans une zone placée sous embargo ;
• les sous-traitants sont nommés et localisés en Annexe B de l’ accord de sous-traitance RGPD.

8.3 Vigilance  

Avant tout engagement avec un Client, un sous-traitant ou un fournisseur nouvellement établi hors Union européenne, Kimoun vérifie l’absence d’inscription sur les listes de sanctions publiées par l’Union européenne et par la France. La vérification est réalisée par le fondateur sur les sources publiques officielles. Kimoun ne dispose pas d’outil de filtrage automatisé des listes de sanctions.

8.4 Refus  

Kimoun refuse toute Prestation dont l’exécution contreviendrait à un régime de sanctions applicable, y compris lorsque le contrat a déjà été signé. Dans cette hypothèse, le refus n’ouvre droit à aucune indemnité au bénéfice du Client, sans préjudice des sommes dues au titre des Prestations régulièrement exécutées.

Article 9 — Protection des données et confidentialité  

Les engagements de Kimoun en matière de protection des données personnelles et de confidentialité ne sont pas repris dans la présente charte.

Ces engagements figurent dans les documents suivants, qui font seuls référence :

L’accord de sous-traitance RGPD est signé sur demande du Client. Il peut être adapté au modèle de document du Client, sous réserve d’un niveau de garantie au moins équivalent.

Article 10 — Dispositif d’alerte  

10.1 Canal de signalement  

Tout manquement à la présente charte, aux Conditions Générales ou à la réglementation applicable peut être signalé à Kimoun par le formulaire de signalement publié sur kimoun.com/signalement/, accessible depuis la page Éthique et conformité.

10.2 Anonymat  

Le signalement peut être effectué sans que son auteur ait à s’identifier. L’indication d’un nom et d’un moyen de contact est facultative.

Un signalement anonyme limite la capacité de Kimoun à demander des précisions et à informer son auteur des suites données.

10.3 Délai de réponse  

Tout signalement fait l’objet d’une réponse sous 48 heures ouvrées. Cette réponse accuse réception et indique les suites envisagées. Elle ne préjuge pas de la durée d’instruction, qui dépend de la nature des faits signalés.

10.4 Absence de représailles  

Kimoun s’interdit toute mesure de représailles, de rétorsion ou de dégradation de la relation commerciale à l’encontre de l’auteur d’un signalement effectué de bonne foi, que le signalement se révèle fondé ou non.

10.5 Indépendance du dispositif  

Kimoun étant une entreprise individuelle, le signalement parvient directement à son fondateur. Le dispositif d’alerte de Kimoun est non indépendant : la personne qui instruit le signalement est la même que celle dont la conduite peut être mise en cause.

Les recours externes prévus à l’article 10.6 sont ouverts sans démarche préalable auprès de Kimoun.

10.6 Recours externes  

Le recours aux autorités compétentes ou au dispositif d’alerte propre au Client demeure ouvert à tout moment et ne nécessite aucune démarche préalable auprès de Kimoun. Sont notamment compétents :

Lorsqu’un Client dispose d’un canal d’alerte fournisseur, Kimoun s’engage à répondre à ses sollicitations et à lui transmettre les informations et pièces nécessaires à l’instruction d’un signalement la concernant.

Article 11 — Sous-traitants, fournisseurs et partenaires  

11.1 Évaluation avant engagement  

Avant d’engager un sous-traitant, un fournisseur ou un partenaire intervenant dans l’exécution d’une Prestation, Kimoun apprécie :

• sa conformité légale : existence juridique, immatriculation, régularité des déclarations exigibles ;
• sa capacité technique au regard du périmètre confié ;
• ses engagements en matière de protection des données, lorsqu’un traitement de données personnelles est en cause ;
• sa réputation et l’absence d’élément public défavorable sur les sujets couverts par la présente charte ;
• l’absence d’inscription sur une liste de sanctions applicable, dans les conditions de l’article 8.3.

L’appréciation est réalisée par le fondateur, sur la base des informations publiques et des documents obtenus du candidat. Elle ne comporte ni audit sur site, ni notation par un tiers évaluateur.

11.2 Liste nommée et localisée  

Les sous-traitants ultérieurs intervenant sur des traitements de données personnelles sont nommés, localisés et documentés en Annexe B de l’ accord de sous-traitance RGPD, avec pour chacun la finalité et les garanties de transfert applicables.

À la date d’entrée en vigueur de la présente charte, cette liste comprend OVH SAS et Gandi SAS (France et Union européenne), Printful (Union européenne et pays tiers) et Printify (États-Unis). Les transferts hors Union européenne sont encadrés par des clauses contractuelles types au sens de l’article 46 du RGPD.

11.3 Répercussion contractuelle  

Kimoun impose à ses sous-traitants, fournisseurs et partenaires intervenant dans l’exécution d’une Prestation des obligations d’éthique et de conformité au moins équivalentes à celles de la présente charte et de l’article 8 des Conditions Générales.

Kimoun demeure pleinement responsable de l’exécution de la Prestation vis-à-vis du Client, y compris pour la part sous-traitée.

11.4 Notification et objection  

Tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur est notifié au Client, qui dispose de trente (30) jours pour émettre une objection motivée, dans les conditions de l’article 6.3 de l’accord de sous-traitance RGPD.

11.5 Cessation  

Le manquement d’un sous-traitant, d’un fournisseur ou d’un partenaire aux obligations de la présente charte autorise Kimoun à mettre fin à la relation, et constitue le cas échéant un motif de remplacement notifié au Client.

Article 12 — Formation et sensibilisation  

12.1 Absence de programme de formation formalisé  

Kimoun n’a pas de salarié et n’organise pas de session de formation à l’éthique et à la conformité, ni de module d’apprentissage en ligne, ni de campagne de sensibilisation interne.

12.2 Moyens mis en œuvre  

Kimoun mobilise les moyens suivants :

1. Veille réglementaire du fondateur sur les évolutions du droit applicable à l’activité, notamment en matière de protection des données, de droit de la consommation et du commerce électronique, et de facturation.
2. Relecture annuelle de la présente charte, dans les conditions de l’article 2.4, qui vaut réexamen des règles au regard de l’activité de l’année écoulée.
3. Intégration des règles aux documents contractuels remis au Client : l’article 8 des Conditions Générales est porté à la connaissance de chaque Client avec le devis, et la présente charte lui est remise sur demande. Les règles de la présente charte sont opposables à Kimoun par son Client.
4. Information des intervenants ponctuels : toute personne agissant pour le compte de Kimoun reçoit la présente charte avant le début de son intervention.

12.3 Évolution  

Si Kimoun venait à employer un ou plusieurs salariés, un dispositif de sensibilisation adapté serait mis en place et la présente charte modifiée en conséquence.

Article 13 — Mesure de l’efficacité du programme  

13.1 Principe  

Kimoun suit les indicateurs énumérés à l’article 13.2. Un indicateur qui ne peut pas être étayé par une trace écrite n’est pas suivi.

13.2 Indicateurs suivis  

13.3 Conservation des traces  

Kimoun conserve dans un répertoire d’archivage dédié l’intégralité des messages reçus au titre de l’article 10, ainsi que les réponses qu’il y a apportées. Les notifications écrites de refus de cadeaux prévues à l’article 4.4 y sont archivées de la même manière.

À la date d’entrée en vigueur de la présente charte, ce répertoire est vide : Kimoun n’a reçu aucun signalement.

Un tableau récapitulatif distinct, recensant la date, l’objet et les suites données à chaque signalement, est établi à compter du premier signalement reçu.

Les messages archivés peuvent contenir des données à caractère personnel. Ils sont conservés dans les conditions prévues par la politique de confidentialité et ne sont communiqués à un tiers que dans les limites de l’article 13.4.

13.4 Communication des indicateurs  

Kimoun communique les indicateurs de l’article 13.2 sur demande écrite d’un Client, d’un acheteur ou d’un auditeur, dans la limite de ce que la confidentialité due aux tiers permet de divulguer.

13.5 Absence d’audit externe  

Le programme d’éthique et de conformité de Kimoun ne fait l’objet d’aucune certification ni d’aucun audit par un tiers indépendant. Kimoun ne publie pas de rapport extra-financier. Un Client peut exercer son droit d’audit dans les conditions de l’article 12 de l’ accord de sous-traitance RGPD, pour le périmètre que ce document couvre.

Article 14 — Sanction des manquements  

14.1 Manquement de Kimoun  

Le manquement grave ou répété de Kimoun aux obligations d’éthique et de conformité constitue un manquement substantiel au contrat, autorisant le Client à le résilier de plein droit, après mise en demeure restée sans effet pendant 30 jours, sans indemnité à la charge du Client, dans les conditions de l’article 8.7 des Conditions Générales.

14.2 Manquement du Client  

Le manquement grave ou répété du Client aux obligations d’éthique et de conformité constitue un manquement substantiel au contrat, autorisant Kimoun à le résilier de plein droit, après mise en demeure restée sans effet pendant 30 jours, sans indemnité à la charge de Kimoun, dans les conditions de l’article 8.7 des Conditions Générales.

14.3 Manquement d’un intervenant  

Le manquement d’une personne agissant pour le compte de Kimoun entraîne la fin immédiate de son intervention. Le manquement d’un sous-traitant, d’un fournisseur ou d’un partenaire est traité dans les conditions de l’article 11.5.

Article 15 — Entrée en vigueur, révision et diffusion  

15.1 Entrée en vigueur  

La présente charte entre en vigueur à la date figurant en pied du présent document.

15.2 Révision  

La charte est relue chaque année et révisée chaque fois que l’activité, la réglementation ou un incident le justifie. Chaque révision donne lieu à un nouveau numéro de version et à une nouvelle date d’entrée en vigueur. La version applicable à une Prestation donnée est celle en vigueur à la date de signature du devis correspondant.

15.3 Diffusion  

La charte est publiée sur kimoun.com et remise sur demande, notamment pour être jointe à un dossier de référencement fournisseur. Elle peut être transmise au format PDF, dans une version identique au présent document.

15.4 Loi applicable  

La présente charte est soumise au droit français.

Charte d’éthique et de conformité Kimoun version 1.00 — entrée en vigueur le 28 octobre 2026

Établie et signée par Olivier Watté, fondateur de Kimoun, responsable du programme d’éthique et de conformité.

Kimoun — route de Boisvin, 97160 Le Moule, Guadeloupe — SIRET 477 746 275 00031 — kimoun.com